184 hostesses, informanten en verkopers op het grootste evenement van het jaar, het Autosalon te Brussels Expo, door het oog van onze Chief of Planning Stephanie Devillé.

Benieuw hoe onze Chief of Planning het Autosalon en de maandenlange voorbereiding heeft beleefd?

Challenge

Een team samenstellen van 184 sterke brand ambassadors voor 12 sterke merken op "de grootste show van het jaar".

Aanpak

"We hebben met z'n allen 1 doel: de ambassadeurs vinden die onze klanten verdienen."

De rekrutering, selectie en het management van 184 hostesses, modellen, informanten en verkopers. Hoe begin je daar aan?

Great team work makes the dream work. Het is een resultaat van meerdere maanden hard werk en ik doe en kan dit natuurlijk niet alleen. Doorheen het jaar zetten we heel wat hostesses en informanten aan het werk op verschillende beurzen en andere evenementen. Het Autosalon, net als Batibouw te Brussels Expo, is een bijzonder project. Om te beginnen is er in België geen groter evenement. We zijn er al meer dan 15 jaar zeer actief en proberen dat elk jaar opnieuw beter te doen om met elke klant een langetermijnrelatie op te bouwen. Het volledige Challenge MC team is zeer nauw betrokken van A tot Z bij dit project met één doel voor ogen: de ambassadeurs vinden die onze klanten verdienen.

Wat is meer bepaald jouw rol?

Ik ontmoet in de voorbereidingsfase ontzettend veel nieuwe kandidaten. Mijn taak is om persoonlijk kennis te maken en om die dan door te verwijzen naar één van onze klanten waarvan we denken dat het een match is. Daarnaast moet een sterke rekruteringscampagne ervoor zorgen dat de juiste kandidaten zich aanmelden. Een stipte administratieve ondersteuning is bovendien essentieel, net als een duidelijke communicatie met zowel onze challengers als onze klanten. Zoals ik al zei, het is een kwestie van goed op elkaar te zijn afgestemd.

Wanneer precies start de voorbereiding?

We zijn er bijna het volledige jaar mee bezig. Elke dag ontmoeten wij nieuwe potentiële Challengers voor andere opdrachten doorheen het jaar en die komen vaak ook in aanmerking voor het Autosalon. De meest intensieve rekrutering en screening loopt van eind augustus tot wanneer de opleidingen starten, begin december. Uiteraard blijven we rekruteren tot de eerste dag van het Salon om eventuele onvoorziene omstandigheden te kunnen opvangen. 

"Je moet niet per se een autoliefhebber zijn maar de merken verwachten dat je wel nieuwsgierig bent naar hun innovatieve wereld."

Wat verwacht de klant van een hostess of informant op een belangrijke beurs als het Autosalon?

Elk merk is verschillend en heeft andere prioriteiten. Dat maakt het net boeiend. Er zijn wel veel raakvlakken zoals een goede taalvaardigheid in het Nederlands en Frans. Elk merk wil immers een tweetalige hostess of informant aangezien het evenement in Brussel plaatsvindt. Een gezonde dosis commerciële feeling en een klantgerichte houding wordt natuurlijk ook verwacht van een ambassadeur. 

Je moet niet per se een autoliefhebber zijn maar de merken verwachten dat je wel nieuwsgierig bent naar hun innovatieve wereld. Ervaring is een voordeel maar geen absolute vereiste. De juiste persoonlijkheid primeert om als hostess of informant op het Autosalon te kunnen staan.

"We moeten er als agentschap ook in slagen de kandidaten te overtuigen om voor ons als werkgever te kiezen."

Wat is de grootste challenge aan dit project?

Ongetwijfeld dat we op korte tijd voldoende juiste persoonlijkheden aan onze klanten moeten kunnen voorstellen. Alle sollicitatiegesprekken gaan door van september tot ongeveer midden november. We hebben m.a.w. niet veel tijd om aan elke klant een evenwichtig en sterk team voor te stellen die aan de verwachtingen voldoet. 

We zijn bovendien niet het enige agentschap dat op zoek is naar de ideale hostess, informant of verkoper. We moeten de kandidaten m.a.w. ook overtuigen om voor ons te kiezen. Onze mooie klantenportefeuille spreekt zeker in ons voordeel maar een persoonlijk contact van bij de eerste kennismaking is bijvoorbeeld even essentieel om het vertrouwen op te bouwen. Als vervolgens de kandidaten voor ons kiezen, is het aan ons om met een professionele opvolging te bevestigen dat ze de juiste keuze hebben gemaakt.

En je grootste voldoening?

Een geslaagde sollicitatieronde bij de klant. Daarnaast draait het natuurlijk allemaal om het uiteindelijke resultaat. Wanneer je op het Salon rondloopt en je merkt dat je klanten én Challengers tevreden zijn, geeft je dat wel een bijzonder goed gevoel.

De volgende Challenge?

Op naar Batibouw! Maar dat is niet het enige. We hebben heel wat mooie evenementen op de planning staan, en die verdienen ook keer op keer de ideale host of hostess.