184 hôtesses, informants et vendeurs au Salon de l'Auto 2019, le plus grand événement de l'année à Brussels Expo, à travers le regard de notre chef de planning Stephanie Devillé

Curieux de savoir comment notre Chef de Planning a vécu le Salon de l'Auto et les longs mois de préparation?

Challenge

Mettre en place une équipe de 184 ambassadeurs pour 12 marques fortes au "plus grand show de l'année".

Approche

"Nous avons tous le même objectif: trouver les ambassadeurs que nos clients méritent."

Recruter, séléctionner et gérer 184 hôtesses, mannequins, informants et vendeurs. Comment s'y mettre?

Great team work makes the dream work. C'est le résultat de plusieur mois de travail dûr mais je ne suis bien évidemment pas seule à être impliquée, heureusement. Tout au long de l'année, nous mettons au travail un grand nombre d'hôtesses et informants sur des événements et salons bien différents. Le Salon de l'Auto, qui a lieu comme Batibouw à Brussels Expo, est un projet particulier. Pour commencer, il n'y a pas plus grand en Belgique. Nous y sommes très actifs depuis plus de 15 ans et chaque année on essaie de faire mieux afin de pouvoir construire une relation à long terme avec chacun de nos clients. Toute l'équipe Challenge MC est fort engagé dans le projet de A à Z, avec un seul objectif: trouver les ambassadeurs que nos clients méritent.

Durant les préparations, je rencontre énormément de nouveaux candidats. C'est ma responsabilité de faire connaissance personnellement pour ensuite pouvoir les diriger vers, selon nous, le client compatible. Mais avant tout, une bonne campagne de recrutement doit assurer que les candidats qu'il nous faut se pointent. De plus, un excellent suivi administratif est indispensable tout comme une communication claire et transparente aussi bien envers nos clients que nos Challengers. Comme je disais, c'est une question d'être bien aligné en interne.

Quand exactement commencent les préparations?

On travaille pratiquement toute l'année sur ce projet. Chaque jour, on rencontre des nouveaux Challengers potentiels pour d'autres missions et qui rentrent parfois aussi en ligne de compte pour le Salon. La période de recrutement et screening la plus intensive court de fin août jusqu'au début des formations, début décembre. On continue bien évidemment à recruter jusqu'au premier jour du Salon afin d'être capable de résoudre des événtuels imprévus de dernière minute.

"Il ne faut pas être fan de voiture mais nos clients attendent de leurs ambassadeurs qu'ils s'intéressent à leur monde innovateur."

Qu'attend le client d'une hôtesse ou informant pour une foire commerciale aussi importante que le Salon de l'Auto?

Chaque marque est différente et a d'autres priorités. C'est ce qui rend notre métier justement très fascinant. Il y a certainement des points communs telle qu'une bonne connaissance du Français et Néerlandais. Chaque marque souhaite bien évidemment à ce que leurs hôtesses et informants soient bilingues vu que le Salon a lieu à Bruxelles. Un bon feeling commercial et une excellente attitude vis-à-vis du client sont également essentiels pour être un bon ambassadeur. Il ne faut pas nécessairement être fan de voitures mais nos clients attendent de leurs ambassadeurs qu'ils s'intéressent à leur monde innovateur. Avoir l'expérience est un avantage mais ce n'est pas indispensable. C'est avant tout une question d'avoir la personnalité adéquate pour pouvoir travailler comme hôtesse ou informant au Salon de l'Auto.

"Nous aussi, nous devons réussir à convaincre les candidates de choisir notre agence comme employeur."

Quel est pour toi le plus grand challenge à ce projet?

Sans aucun doute de pouvoir présenter le nombre de bons candidats qu'ont besoin nos clients. Tous les entretiens ont lieu dans la période de septembre jusqu'environ mi-novembre. Le temps de présenter une équipe performante et équilibrée qui répond aux attentes est donc fort limité. De plus, on n'est pas la seule agence à recruter l'hôtesse, l'informant ou le vendeur idéal. Autrement dit, nous aussi nous sommes en concurrence avec d'autres agences et on doit donc réussir à convaincre les candidats à nous choisir comme employeur. Notre beau portefeuille de clients est sans aucun doute un de nos meilleurs atouts. Un bon contact personnel dès le premier entretien est essentiel pour établir une certaine confiance. Si ensuite, les candidats nous choisissent comme employeur, c'est à nous de comfirmer par un suivi professionnel qu'ils ont fait le bon choix.

Et ta plus grand satisfaction?

Une série de bons entretiens de nos candidats chez le client. Mais bien sûr, c'est le résultat final qui compte. Quand on fait le tour au Salon et qu'on remarque que nos clients et Challengers sont heureux, ça te donne un sentiment de satisfaction.

Le prochain Challenge?

En route vers Batibouw mais on a d'autres nombreux beaux événements sur le planning, et ces projets méritent aussi l'hôte ou hôtesse idéal.